Een groot misverstand over e-mail is dat, als je nou maar even je schouders eronder zet, die mailbox wel leegkomt. Natuurlijk – afhankelijk van je inzet en hoeveel mail je ontvangt kun je het magische punt ‘inbox zero’ bereiken, al is het per definitie tijdelijk. Ping! You have e-mail. En daar begint de cyclus weer van voren af aan…

E-mail is een van de belangrijkste communicatiemiddelen geworden, zeker op zakelijk gebied. Wie denkt dat het meer een lastige interruptie is van je werk, heeft het mis: e-mail is een deel van je werk, net als vergaderen een deel van je werk kan zijn. Daarom is het goed om te weten welke effecten e-mail kan hebben.

E-mail zorgt voor een kick
Een mail afhandelen (de vraag beantwoorden, iets afronden, deleten, archiveren of doorsturen-zonder-opvolging) geeft een goed gevoel. Check! Van de lijst! Weg! Gedaan! Zo’n klein kickje is niet te vergelijken met de kick die je krijgt bij het afronden van een project, maar het kan mensen wel stimuleren om door te blijven klikken: de volgende kan ik vast afhandelen. Nou, de volgende dan. Of die daarna misschien? Trek voor jezelf de grens: waar ga je inhoudelijk op reageren en wat handel je niet (zelf) af? Wees kritisch.

E-mail maakt je moe
Als een e-mail opent, begint de tekst tegen je te ‘praten’. Er volgt een verhaal, een vraag, een verzoek, een opdracht… Met de meeste daarvan ‘moet’ je iets, al is het maar kennisnemen van de informatie. Dat kan, zeker op dagen dat je al niet op de toppen van je energie leeft, voelen als talloze mensen die tegelijk aan je kop zeuren. En niet weggaan, totdat je ze hebt geholpen. Moeheid gegarandeerd. Selecteer je e-mail dus aan de poort, als een verkeersregelaar. Gebruik wizardregels om je mail in de juiste mappen te laten binnenkomen en zeg nieuwsbrieven af als je ze toch niet leest.

E-mail prikkelt je nieuwsgierigheid
Het is mensen eigen om nieuwsgierig te zijn. Om te willen weten wat er om de hoek ligt, achter de deur te vinden is… Dat is dus ook de reden dat e-mailnieuwsbrieven met een pakkende kop (ABC: ‘Multitasken maakt onvruchtbaar’) veel beter worden gelezen dan e-mailnieuwsbrieven met een feitelijke onderwerpsregel (ABC nieuwsbrief nummer 17). Een uitstekende reden om dus meldingen voor nieuwe mail, in alle vormen, helemaal uit te zetten.

E-mail doet je bloed koken
Wie kent ze niet: mailoorlogen. Op papier kunnen woorden een stuk harder overkomen dan ze zijn bedoeld. Zelfs een flinke dosis smilies erbij kan dan niet meer helpen: de messen worden geslepen, de loopgraven ingenomen – en de oorlog is van start. Ontvang je een mail waarvan je denkt ‘WTF!’? Pak dan de telefoon, loop naar diegene toe, en doe rustig je verhaal. Antwoorden is verleidelijk, maar niet verstandig. Zelfs al denk je je hart gelucht te hebben, dan nog houdt het je bezig totdat het volgende mailtje weer binnen is. In gedachten voer je discussies met de ander, dicht je mogelijke antwoorden op mogelijke antwoorden… Zucht. Vergeet de andere kanalen niet: bellen, mondeling overleg – vaak een prima alternatief!

E-mail maakt je onrustig
Plop. Plop. Plop. Ze blijven hun kop opsteken, ze blijven binnenrollen… Als een zwerm Jehova-getuigen kloppen ze aan. Mogen we even je aandacht? We willen iets van je. E-mails kunnen je een onrustig gevoel geven, omdat je geen controle hebt over het fenomeen – ze komen gewoon, of je nu wil of niet. De discipline om ze niet te bekijken moet je zelf opbrengen, en dat gaat niet iedereen even makkelijk af. Het management van Volkswagen koos voor de ‘beschermen tegen zichzelf’-aanpak en zette eind vorig jaar de mailserver op zwart. Mail werkt pas weer een half uur voordat de werkdag begint en een half uur na werktijd gaat hij weer dicht. (Of mensen dan niet stiekem hun hotmail-account gebruiken, dat weet je niet…). Beantwoord mail dus niet de hele dag door, maar in blokken van een uur of een half uur. Liefst niet meer dan twee of drie blokken per dag.

Meer weten over omgaan met e-mail? Kom volgende maand naar mijn workshop Baas in Eigen Inbox en leer er alles over!

P.S. Ook gefascineerd door hoe de smartphone ons leven lijkt over te nemen? Vandaag plofte het boek ‘Sleeping with Your Smartphone: How to break the 24/7 habit and change the way you work’ van Leslie A. Perlow bij me op de mat. Heerlijk om mijn tanden in te zetten.

Werk ze!

‘Als je niet weet waar je heen gaat, kom je altijd ergens anders uit’. Prachtige redenering, die duidelijk het belang van focus en richting aangeeft. Zakelijk geldt dat natuurlijk ook – doelen en doelstellingen, strategieën… Weten medewerkers eigenlijk wel welke kant het bedrijf uitgaat? Recent onderzoek van Stepstone liet zien dat dat lang niet altijd het geval is, maar dat Nederlandse medewerkers in Europa nog als beste scoorden op dat front. (Hoe dat voor alle onderzochte landen geldt, vind je hier.)

Zelf richting geven aan je organisatie is niet voor iedereen weggelegd. Zelfstandig ondernemer? Dan kun je schakelen als de bestuurder van een speedboat. Ben je CEO van een groot bedrijf, dan kun je ook aan de knoppen draaien, maar draai je – grote calamiteiten daargelaten – bij met het tempo van een olietanker. Het is enorm belangrijk dat medewerkers van een organisatie de strategie en doelen kennen. (Hoe je die informatie goed deelt met je medewerkers is een vakgebied op zich: die van de interne communicatie. Mocht je behoefte hebben aan die expertise, dan weet ik wel iemand…)

Als je net als 59% van de Europese medewerkers niet weet wat de strategie, doelen en doelstellingen zijn voor jouw organisatie, dan wordt het tijd die informatie te halen. Je zult niet altijd dingen op een presenteerblaadje aangereikt krijgen; het is ook jouw verantwoordelijkheid om op zoek te gaan naar gegevens die van belang zijn om jouw functie goed uit te oefenen. Je kunt nog zo slim werken; je moet natuurlijk wel weten aan welke doelen en doelstellingen je bijdraagt. Anders ben je bezig als een kip zonder kop.

Vergelijk jouw richting, doelen en doelstellingen regelmatig met die van de afdeling en organisatie. Denk niet dat die taak alleen iets is voor je manager. Al wordt die er misschien nog meer op afgerekend dan jij, dan nog is het ook jouw verantwoordelijkheid om je energie en tijd goed te gebruiken.

Zelfstandig ondernemers hebben net zo goed behoefte aan richting. Misschien ga je in je eentje geen hei-sessie organiseren of een strategiedocument formuleren, maar weet jij wat je doelstellingen zijn voor 2012? Welke projecten wil je in gang zetten en welke contacten wil je verder uitbouwen? Neem daarvoor ook één dag in het kwartaal een stapje terug en ‘programmeer je zakelijke TomTom’.

Het is zonde om jezelf te trainen in het slimmer werken, zonder te bepalen waar je heen gaat. Houd die zakelijke TomTom dus in het oog!

Werk ze…

Regels en afspraken maken het leven overzichtelijk. Dat geldt voor snelheidslimieten, voor sluitingstijden van winkels en voor kinderen die anders om vier toetjes blijven zeuren, in plaats van eentje. Regels in je e-mail zorgen maken ook dat aspect overzichtelijk: ze ontlasten je en sorteren je inkomende post.

Het valt me steeds op hoe weinig deelnemers aan mijn trainingen en workshops gebruik maken van de regelfunctie in Outlook, of het zelfs maar kennen. Het is een handige functie van Outlook, die als een soort verkeersregelaar de eerste stroom indamt; binnenkomende mail wordt verplaatst naar een specifieke map, of zelfs doorgestuurd naar een ander mail-adres. Waarheen de verkeersregelaar je post stuurt bepaal je nog altijd zelf; je kunt sorteren op afzender, woorden in de titel of in de tekst en nog veel meer kenmerken.

Wil je het complete artikel lezen? Ga dan naar de site van Hoe Efficiënt Werk Jij.

Plannen ligt aan de basis van je werk: als je weet wat er moet gebeuren, is de volgende stap bepalen wanneer iets moet gebeuren. Als acties geen plek krijgen in de tijd, blijven het papieren (of digitale) tijgers. De kwaliteit van je planning bepaalt in grote mate de werkdruk die je ervaart! Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat je planning optimaal is.

Plannen doe je op meerdere niveaus. Even uitzoomend kun je je werk bekijken in een jaarcyclus. Wat wil je dit jaar bereiken in je functie of met je bedrijf? Wat wil je in elk geval voor de zomervakantie – even aannemend dat die periode een effect heeft op je werk, of dat je zelf weggaat – nog in gang zetten of afhandelen? Stel vast wat de mijlpalen zijn die je wilt bereiken en wanneer je dat gedaan wil hebben.

Vervolgens vertaal je die planning naar een lijst met acties. Als je in oktober een nieuw product wilt introduceren bij je klanten, is het vast slim om de marketing daarvan in de maand september voor te bereiden. Moet het ook nog worden gemaakt? Plan dan in in welke periode je dat gaat doen, en schrijf uit welke deeltaken/deelacties ervoor nodig zijn om dit te realiseren.

Bepaal per week welke acties je van die lijst gaat uitvoeren. Houd het realistisch: zorg dat er ruimte overblijft voor onvoorziene omstandigheden – al weet je niet wat het zijn, ze gaan absoluut komen. Lucht in je agenda dus! Sorteer je acties ook in prioriteiten: welke mogen eventueel doorschuiven naar volgende week en welke moeten absoluut deze week zijn afgerond?

Een paar valkuilen bij het plannen:

• Vergeten dat een overleg tijd vooraf EN achteraf kost. Ter voorbereiding, maar ook het uitvoeren en/of uitzetten van de acties die er uit voortkomen kosten tijd. Vaak gooien mensen opgelucht documenten van een overleg in een la, en vissen die pas vlak voor het volgende overleg eruit. Oeps… Je had iets moeten doen!
• De einddatum van een project stellen op de eerste van de maand. Natuurlijk hoeft het niet rond die datum te zijn – zoals mijn Twittervolger @RuudKetelaar terecht opmerkte: mijlpalen horen thuis op momenten dat het werk conform afspraak wordt geleverd. Maar veel lange termijn projecten hangen wel op die data: per 1 september voeren we beleid X in, vanaf 1 maart is product Y verkrijgbaar op de Nederlandse markt. Probleem is dat 1 september psychologisch veel verder weg lijkt dan 31 augustus… De 30e of 31e is een betere keus. 
  Het psychologisch effect is bekend vanuit de marketing; er is een reden waarom zoveel auto’s te koop zijn voor € 9.995 euro, in plaats van voor € 10.000.
• Niet zeker weten hoeveel tijd iets kost, en daardoor te optimistisch schatten. Vraag rond, puzzel, specificeer: beter iets te ruim dan veel te krap. Iedereen die ooit heeft verbouwd weet dat de budgetpost ‘onvoorzien’ nodig was. Dat geldt net zo goed voor tijd; soms heb je de voortgang van een actie niet (alleen) zelf in de hand.

Heb jij nog een slimme planningstip? Hoe meer zielen, hoe meer input… Stuur hem naar me toe of vermeld hem in de reacties.

Werk ze!

Vroeger was iemands werkdag – uitzonderingen en specifieke beroepen daargelaten – redelijk voorspelbaar. Je begon op een bepaalde tijd, had pauze op een vaste tijd en ging naar huis op een vaste tijd. Met een beetje mazzel kwam zelfs de koffiejuffrouw op een voorspelbaar moment voorbij, tijdens je werkdag. Eenmaal thuis was daar het avondeten, afwassen, het acht-uur-journaal en misschien nog een film of ander tijdverdrijf. Dag voorbij. Truste.

Een dergelijke dag is niet meer representatief voor hoe een werkdag er tegenwoordig uitziet. De computer en de mobiele telefoon hebben ons werkend leven geleidelijk aan compleet omgegooid. Ik weet nog hoe ik zeventien (!) jaar geleden voor het eerst een mobiele telefoon kreeg – niet zo verwonderlijk, want ik werkte bij wat toen Libertel heette en inmiddels Vodafone. Bellen met een mobieltje was toen nog een dure aangelegenheid voor de happy few. Regelmatig maakte ik grafieken voor de directie over de dekkingsgraad, maar ook over de percentages ‘Nederlanders met een mobiele telefoon’. 12% was destijds (1996) nog een gedurfde prognose. Onvoorstelbaar nu; in 2009 had al 28% van de Nederlanders een een tweede mobiele telefoon in het huishouden. Wereldwijd zaten we eind 2011 op een percentage van 87%: slechts 13% van de wereldbevolking heeft dus géén mobiele telefoon.

Deze week werd duidelijk hoe afhankelijk de mobiele telefoon ons heeft gemaakt; mobiel verbonden zijn met de rest van de wereld is zo gewoon geworden als water uit de kraan. Iets dat medio jaren ’90 al werd geroepen, maar schamper werd onthaald – wat een onzin! Toch is het zo geworden: er verschenen woedende berichten in de media over de storing bij Vodafone, compleet met Vodafone-logo’s met hoorntjes erin gemonteerd. Maar ik hoorde ook voorzichtige opgeluchte verhalen over mensen die merkten dat ze meer gedaan kregen, omdat ze niet gestoord werden door hun telefoon.

Hoe zorg je dat je niet gestoord wordt van of door je mobiele telefoon, vooral als dat een smartphone is? Drie basistips.

1. Vergeet die stomme reclameslogan ‘Always on’.
Mensen hebben time off nodig. Wie zegt dat hij dat niet nodig heeft, liegt (al is het maar tegen zichzelf).  Zorg dat er momenten in je dag zijn waarop je niet gestoord kunt worden door je telefoon; bijvoorbeeld onder het eten.
Heb je een functie waarin bereikbaarheid een noodzaak is, voor calamiteiten of voor medewerkers met dringende vragen? Zorg dan in elk geval dat de grens duidelijk is en voed mensen op als ze die grens – regelmatig – overschrijden. Niet bellen voor onzindingen die kunnen wachten tot morgen. Tussen 7 en 8 (of wanneer je dan ook eet): laat ze sms-en, tenzij er écht iets in brand staat. (no pun intended…)

2. Lees je mails op je telefoon alleen uit als je tijd hebt om ze te beantwoorden.
(Dat geldt sowieso voor het lezen van je mails: niet aan beginnen als je er eigenlijk geen tijd voor hebt.) De pest met het ‘scannen’ van je mails is, dat je geneigd bent ze toch te gaan beantwoorden. Ook als je eigenlijk thuis op de bank zit naast je partner, of bij de balletvoorstelling van je dochter. Een mens kan maar één ding tegelijk goed; multitasken – eigenlijk moet je dat switchtasken noemen, want je wisselt, je doet niets tegelijk – zorgt voor verlies in kwaliteit of aandacht.
Zet meldingen (piepjes, lampjes) voor berichten zoveel mogelijk uit.

3. Volg de strategie van de stiekeme-snoeperd-met-zelfkennis.
Weet je van jezelf dat je moeilijk van die telefoon af kunt blijven, volg dan de strategie van je medemens die het snoepen wil minderen: zorg dat je er niet makkelijk bij kunt. In je tas, op de kast… zo lang het niet binnen handbereik is en je er moeite voor moet doen, is de kans groter dat je er uiteindelijk vanaf ziet. Een open zak chips op de bank naast je is binnen no-time leeg; een telefoon op dezelfde plek is zó gepakt.

Er is nog veel meer te schrijven over de vloek en zegen van de smartphone! Het boek van Leslie Perlow over dit onderwerp (Sleeping with Your Smartphone: How to Break the 24/7 Habit and Change the Way You Work) verwacht ik eind juni binnen te krijgen… Wordt vervolgd, zogezegd.

Werk ze!

Vandaag weer volop in het nieuws: de productiviteit van mensen daalt als ze geen pauzes nemen, zo blijkt uit onderzoek van Monsterboard. Geen verrassing! Een groot deel van de Nederlandse werknemers neemt geen of veel te weinig pauze.

Zonde, want pauze is geen verspilde tijd: het is broodnodig.

Je hersenen hebben immers afwisseling nodig. Je voortdurend focussen op een bepaald onderwerp kost veel energie. Na verloop van tijd is het ‘optimum’ voorbij en kost concentratie je steeds méér energie: je verliest aandacht en doet langer over een bepaalde taak. Iedere landbouwer kan je vertellen dat als je tien seizoenen achter elkaar maïs verbouwt op een specifiek stukje grond, je die de grond eenzijdig uitput. Zo werkt het ook met je hoofd: zorg voor afwisseling tussen taken - en tussen actie en rust.

Stop dus met excuses bedenken waarom je niet kunt pauzeren! De meest gehoorde smoesjes:

‘Mijn agenda is helemaal volgepland met afspraken. Pauze, daar heb ik geen tijd voor.’
Dan plan je niet goed – of láát je niet goed plannen. Middenop de dag een half uur is echt nodig; een kwartier is echt wel het ‘bare minimum’. Een lunchvergadering is tot daar aan toe, zo lang er voor die lunch ook maar ruimte is is in het programma en je niet compleet dichtgetimmerd snel je mond leeg moet eten, omdat je anders het volgende agendapunt mist.

‘Als ik nu pauze neem, breekt me dat aan het einde van de dag op en moet ik langer blijven.’
Kletskoek… En nu dus aangetoond in het eerder genoemde onderzoek. Je productiviteit in de middag daalt als je die pauze niet neemt. Als je een half uur pauze neemt en om half zes naar huis zou gaan, ben je die middag productiever dan iemand die geen half uur pauze neemt en om vijf uur naar huis gaat.

‘Als ik pauze neem wordt er door collega’s met scheve ogen naar me gekeken. Iedereen luncht hier aan zijn bureau en werkt door, dus ik voel me verplicht het ook te doen.’
Doorwerken tijdens de lunch is niet stoer – en eten aan je bureau is niet hetzelfde. Als in jouw organisatie het ‘hart voor de zaak’ wordt afgemeten aan het aantal uren dat je werkt, is er iets mis met de bedrijfscultuur. Dat geldt zowel voor het overwerken aan het einde van de dag, als het doorwerken tijdens de lunch. Je collega die pauze neemt is geen lanterfanter (althans, die pauze zegt daar niets over). Pauze is nodig om je batterij weer even op te laden.

Werk ze! (en pauzeer ze! )

‘Werken ‘in the cloud’ is hartstikke gevaarlijk, alle bestanden staan namelijk online en zijn toegankelijk voor iedere hacker. Ik wil niet dat iedereen zomaar bij mijn gegevens kan. Mijn bestanden zijn van mij! ‘.

Dit is de mening van een heleboel MKB’ers, veelal niet zo digitaal vaardig, die niet goed raad weten met het internet. Juist hier ligt het probleem: ze zien de complete ontwikkeling ‘internet’ als bedreiging in plaats van als kans. Zonde.

Cloud computing is namelijk een heel handige ontwikkeling. Dankzij tools als Dropbox en Google Apps (gmail, docs) heb je namelijk de mogelijkheid om vanaf elke locatie bestanden te beheren en bewerken. Net als je personeel. Tevens kun je allemaal werken in hetzelfde document, waardoor iedereen dus zijn eigen bijdrage kan leveren aan artikelen of bestanden.

Dit komt doordat je de bestanden niet meer opslaat op je pc, maar als het ware ‘in de wolken’. In de praktijk staat het op de server van de cloudleverancier waarmee je in zee gaat. Je bent dus in ieder geval niet meer afhankelijk van één bepaalde computer, omdat je te allen tijde bij de bestanden kunt –  waarbij het niet uitmaakt of dit via een laptop, desktop, mobiel of tablet is. Ook heb je op deze manier altijd een soort backup, waarbij je dus niet alles kwijt bent mocht je laptop crashen of gestolen worden.

Al is de angst van een heleboel ondernemers ook niet helemaal onterecht. Zo moet je uit oogpunt van privacy zorgen dat je bestanden ‘versleuteld’ worden. Dit wordt uiteraard geregeld door degene waarbij je je bestanden stalt, maar is een belangrijke voorwaarde bij het kiezen van een IT-leverancier. Het is dus belangrijk met wie je in zee gaat.

Duidelijk is dat cloud computing een ontzettend handige manier is beter te kunnen samenwerken, om alles automatisch te backuppen en om ook nog eens productiever te kunnen zijn, vanaf welk apparaat dan ook. Zaak is alleen wel om goed uit te zoeken met welke partij je in zee gaat, om te zorgen dat je gegevens op een veilige plek staan.

Dit blogstuk is geschreven door gastblogger Tanja Schuurman van Tebovisie.

Dat evenwicht is zo belangrijk, dat je het niet aan je werkgever moet overlaten om dat in te richten.

Een inspirerend filmpje over dit onderwerp van Nigel Marsh:

How to make work-life balance work

Sommige werkdagen doe je de deur achter je dicht (of je laptop dicht) met een rotgevoel. Wéér niets uit je handen gekregen… Je bent hartstikke druk geweest, maar niet met de dingen die jij het belangrijkste vindt. Het mooie is: er komt altijd weer een nieuwe dag. Vier tips om je dag goed te beginnen!

1. Sluit de vorige dag goed af.
Ruim je werkplek op en organiseer eventuele papieren die je hebt liggen. Kun je het moeilijk overzien en raak je hier al van in paniek? Maak dan stapeltjes waarbij je je spullen indeelt in ‘actueel, nu mee bezig’ en ‘oud’ en ‘geen idee’.

2. LAAT JE MAILBOX DICHT.
Dit advies staat in hoofdletters… Want het is zó belangrijk. Ondanks dat doet vrijwel iedereen het tegenovergestelde: mailbox openen en meteen beginnen met openen - en sluiten… Want de meeste mails kosten meer tijd dan je op dat moment hebt. En al gá je ermee aan de slag: dan is het voor je het weet 11 uur. De bulk van je ochtend is weg, maar waaraan is hij eigenlijk opgegaan?
Met uitzondering van bepaalde functies die ‘leven’ in hun mailbox (reserveringsmedewerkers, woordvoerders…) kan 85% van de mensen de mailbox het beste een uurtje dichtlaten.

3. Begin met die K-klus.
‘Eat that frog’, noemen Amerikanen dat. (En de titel van een klassiek boek over uitstelgedrag, door Brian Tracy.) Eérst die vervelende klus van je bord – of in elk geval half gedaan. Wat een voldoening dat geeft… Want stiekem kost die K-klus je erg veel energie, al is het maar door het schuldgevoel dat hij gistermiddag weer onderin je bakje is beland. Als je alle tijd die je aan het denken aan de K-klus had besteed aan het afhandelen ervan, was je al een heel eind.

4. Maak een piepklein lijstje.
Gekrabbeld op een post-it, gekalkt op je magneetbord, gemarkeerd op je Outlook-takenlijst… Het maakt niet uit. Maak een klein lijstje van maximaal vier dingen die je vandaag écht, écht, ab-so-luut gedaan wilt hebben. Houd het wel realistisch: geen vier taken van twee uur per stuk. Dat gaat hem niet worden. Houd het lijstje in het zicht en zorg dat je al je energie – of in elk geval de energie op je meest productieve momenten van de dag die kant op stuurt. Want dat zijn jouw prioriteiten.

Werk ze!