Het nadeel van goede voornemens is dat ze onbeperkt houdbaar zijn… Waardoor veel mensen ze voor zich uitschuiven. En dan halverwege januari denken: ach, laat ook maar - het gaat me dit jaar weer niet lukken om te gaan sporten/op tijd naar huis te gaan/mijn inbox op één pagina te houden.
Zonde! Want elke dag begin je met een schone lei; een lege pagina.

Want ook het vóórdeel van goede voornemens is dat ze onbeperkt houdbaar zijn. Wat betekent dat je net zo goed vandaag eraan kunt beginnen. Of 1 februari. Of 16 april. Of, voor de doemdenker: 31 december van dit jaar.

Ga alsnog met je goede voornemen aan de slag, met deze tips:

1. Denk verlangend aan het resultaat, maar richt je op wat daarvoor moet gebeuren. Hoe houd je je mailbox nu zo leeg mogelijk? Wat moet je daarvoor doen?
2.Kijk vooruit, zonder het verleden te verliezen. Ga niet 375 achterstallige pagina’s mail wegwerken, want tegen de tijd dat je daarmee klaar bent, zijn er al weer 416 nieuwe pagina’s vol nieuwe mail binnen. Parkeer alle mail tot gisteren in een aparte map en start vandaag. Doe elke dag een half uur ‘opruimwerk’ in de achterstallige map.
3. Houd het klein. Kies één goed voornemen dat je écht graag wilt realiseren en laat de rest even voor wat het is.
4. Maak mijlpalen voor jezelf. Wanneer wil je het eerste resultaat zien? Zet dat in je agenda. Bijvoorbeeld met een terugkerende afspraak, waardoor je elke maand weer wordt geconfronteerd met waar je mee bezig was.

Werk ze!

Sommige mensen hebben als goede voornemen ‘geen goede voornemens maken’. Maar dat zijn uitzonderingen… De meerderheid grijpt het nieuwe jaar aan voor een verandering. Zo niet in je gewicht, dan wel in je gedrag, of in je werksituatie. Er zijn drie vragen die je moet stellen om te zorgen dat je je goede voornemens wél in daden omzet.

Die vragen kun je lezen in de volledige tekst van dit blogstuk, dat verscheen op de website Hoe Efficiënt Werk Jij? Deze site is een initiatief van New Day at Work en ik ben er als een van de vaste bloggers aan verbonden.

Soms lijkt het of efficiënt werken mensen een bepaalde richting op duwt: die van de kaasschaaf. Steeds maar iets eraf schaven: minder tijd, minder kosten… Alles om maar efficiënt bezig te zijn. Zonde, want blijven schaven kan betekenen dat je uiteindelijk alleen de kaaskorst overhoudt.

Meer hierover kun je lezen in de volledige tekst van dit blogstuk, dat verscheen op de website Hoe Efficiënt Werk Jij? Deze site is een initiatief van New Day at Work en ik ben er als een van de vaste bloggers aan verbonden.

Voor wie een béétje online is, moet het geen onbekend verschijnsel zijn: jezelf online ‘verliezen’. Na het eten ga je nog even je mail checken. Leuk, een update van het weblog van vriendin A. die door Zuid-Amerika trekt! Even lezen en een reactie plaatsen. H&M stuurt je hun nieuwsbrief, waarin staat dat je 25% korting krijgt als je vóór overmorgen iets bestelt. Je grasduint door de collectie in hun webshop. Maar wacht, staan er niet zat goedkopere kindervesten op Marktplaats? Even snuffelen maar. En nu je toch op Marktplaats bent… Die hometrainer moet er echt eens opgezet worden, want die staat te verstoffen in de logeerkamer. Even een foto opzoeken, want om dat ding nu goed te fotograferen tussen al het strijkgoed…

Ondertussen wachten er ook nog tig meldingen van LinkedIn. Waarin je leest wie zijn status heeft geüpdate, welk evenement er wordt georganiseerd of dat Pieter uit je netwerk zo’n interessant artikel heeft gelezen over social media. Je klikt door om te kijken wat hij bedoelt. Nu je op LinkedIn zit, valt je op dat Pieters profiel er veel beter uitziet dan het jouwe. Toch maar eens even je profiel bijwerken!

Ter inspiratie kijk je even bij andere mensen in je netwerk. Hoe hebben zij het gedaan? Hé, Marja heeft een nieuwe profielfoto. Wat kijkt ze streng! Je stuurt haar even een mailtje om te vertellen dat die foto echt niet kan. Marja is toevallig online en mailt je meteen terug om te vragen of de barbecue van volgend weekend nog doorgaat. Da’s waar! Verdorie. Even naar Albert.nl om de inkopen te doen, want je weet nu al dat je geen tijd hebt om de dag van tevoren te gaan shoppen.

En voor je het weet roept manlief van beneden dat Pauw & Witteman begint. Kom je ook kijken?

Hoe vaak telt bovenstaand stukje het woordje ‘even’? Maar liefst acht keer. Samen goed voor dik anderhalf uur surfen. Gezellig en nuttig tegelijk, maar soms zo tijdvretend dat je niet zou weten hoe je ook nog Twitteren in je dagelijkse routine zou moeten passen. Iets dat je toch zo interessant lijkt. Hoe doen anderen dat?

Wees je bewust van de tijd die je aan het scherm doorbrengt en maak keuzes. Internet kan tijd schelen, maar ook kosten. Merk je zelf dat je werk en privézaken door elkaar gaat doen, dan kan dat een teken zijn van uitstelgedrag: je wilt dat stuk eigenlijk niet afmaken, dus zoek je naar alternatieven. Wees eerlijk tegenover jezelf en houd in de gaten of je je
tijd nog besteed zoals je graag zou willen.

Loopt het de spuigaten uit? Zet in je mobiel een alarm dat over een uur afgaat – of zet de ouderwetse eierwekker –  en geef jezelf de tijd om in dat uur te klikken op alles dat je interessant lijkt. Na dat uur is het pas op de plaats en vraag je jezelf af: wat wilde ik vandaag eigenlijk realiseren? Wat moet er in elk geval gebeuren?

Dergelijke kleine ‘deadlines’ kunnen je helpen om je tijd effectief te besteden en een beter onderscheid te krijgen tussen wat gewoon leuk is, en wat ook nog nuttig is.

Wil je meer leren over het gebruik – en misbruik – van social media? Volg dan de workshop van mijn collega-trainers Barbara Aalpol en Stefanie Hoogland, getiteld ‘Uit de lucht en aan het werk’.

Surf ze!

P.S. een bijna identieke versie van dit blogstuk verscheen eerder op mijn site, op 29 april 2010.

Het zou interessant zijn om iemands gedachtenstroom te kunnen downloaden in geschreven tekst. En dan turven: hoe vaak komt dezelfde gedachte voorbij? Alle kans dat er een top-5 te maken is van gedachten die maar rondmalen; een enorm inefficiënt gebruik van je tijd, energie en ‘processortijd’ van je koppie. Pak de ontstopper… Maak je hoofd leeg!

Meer hierover kun je lezen in de volledige tekst van dit blogstuk, dat verscheen op de website Hoe Efficiënt Werk Jij? Deze site is een initiatief van New Day at Work en ik ben er als een van de vaste bloggers aan verbonden.

Voor iedereen relevant, maar zeker voor managementondersteuners (de overkoepelende term voor secretaresses, P.A.’s, managementassistentes of vergelijkbare functies) die andermans agenda beheren. En zo effectief en efficiënt mogelijk met díe tijd moeten omgaan.

Vorige maand schreven  Trudis Baart en ik een artikel in Management Support Magazine vol tips en trucs hoe je dat handig doet. Je kunt het hier lezen: 201111 Slimmer werken met de agenda.

Werk ze!

Nee, je hoeft echt je yogaoutfit en matje niet mee te nemen naar je werk! Toch kan mediteren op je werk je helpen om meer rust te krijgen in je dag. Het kost een paar minuten; je brengt je focus er mee terug en kunt daarna weer frisser aan het werk. Ook voor mensen die niets van zweverige dingen moeten hebben… In feite is het niets anders dan ‘geconcentreerd ademhalen’.

Een kort stappenplan:

1. Kies een plek waar je rustig zit. Aan de lunchtafel is niet ideaal; je eigen werkplek kan prima. Als je die niet hebt, of als die erg onrustig is, kies dan bijvoorbeeld een vergaderruimte die vrij is of het ‘zitje’ op een rustige verdieping; desnoods de wc. De file kan ook - maar houd dan je ogen open!

2. Ga goed rechtop zitten. Met een rechte rug en je borst vooruit. Sluit je ogen als dat kan; het zal je helpen met je concentratie.

3. Concentreer je op je ademhaling. Tel bij elke in- en uitademing: 1 in, 2 uit, 3 in… enzovoort. Doe dat in blokjes van steeds tien seconden; bijvoorbeeld drie blokjes.

4. Ga tijdens het tellen voelen waar je lichaam gespannen is. Zitten je nekspieren helemaal vast? Of heb je nog een knoop in je maag van die vervelende vergadering? Probeer dat gedeelte te ontspannen.

Ongetwijfeld rollen er talloze gedachten je hoofd in terwijl je bezig bent. Probeer ze toch buiten de deur te houden en bij je ademhaling te blijven.

Het is niet moeilijk om te leren mediteren, maar wel om er dagelijks voor te gaan zitten. In de hectiek van alledag gaat het snel verloren. Probeer een moment op de dag te vinden dat het voor jou mogelijk is om dit te doen:

• Op reis naar je werk of terug naar huis
• Tijdens je lunchpauze op een bankje in het park
• Als je moet wachten op een afspraak
• Tijdens een langdradige bijeenkomst

Werk ze!

Mensen reageren verschillend op stress. De een krijgt er energie van, de ander wordt er door lamgeslagen. Hetzelfde werkt op de werkplek: collega 1 veert op van een lekkere deadline, collega 2 ziet er als een berg tegenop.

Ik las een leuk boek van Carien Karsten over stresstypes: ‘Daar ga ik weer!’. In het boek zit een test waarmee je kunt achterhalen wat voor stresstype je bent. Met die achtergrondkennis over jezelf kun je stress beter voorkomen en bestrijden. Carien Karsten onderscheidt vier types: turbo, crash, hooggevoelig of bore-out. Dat laatste is de tegenovergestelde vorm van burnout: bore-out wordt ook wel vervelingsziekte genoemd. Mensen die dit ervaren, doen ofwel routinewerk, of hebben het gevoel dat ze onder hun niveau werken. Een andere vorm van stress dus, die niets te maken heeft met de ‘stresskip’ die mensen associëren met het onderwerp stress.

Wil je meer weten over stress op je werk? Doe dan op de website van de GGZ Drenthe een korte – niet-wetenschappelijke – test doen over werkdruk, je werksituatie en ontspanning.

Alvast drie tips van mijn hand:

1. Maak onderscheid tussen werklast en werkdruk.

Sommige mensen hebben het in hun hoofd al heel snel druk, terwijl hun feitelijke werklast niet heel groot is. Je kunt ook werkdruk ervaren omdat je je taken moeilijk vindt, niet precies weet waar je moet beginnen of wat er van je verwacht wordt. Zorg dat je alle informatie hebt over je werklast: wat moet er gebeuren, wat moet het opleveren en wanneer moet het klaar zijn? Alleen zo kun je prioriteiten stellen.

2. Weet dat de boog niet altijd gespannen kan zijn.

Als je een elastiekje steeds verder uitrekt, gaat de rek eruit. Zo werkt het ook bij mensen. Om het in een andere metafoor te houden: laad je batterij regelmatig op, anders gaat dat na verloop van tijd steeds moeilijker. Neem een lunchpauze, en niet eentje achter je bureau. Al is het maar een kwartier: doe iets anders. Lees de krant, maak een korte wandeling.

3. Meten is weten.

Hoeveel tijd besteed je aan welke taak? Hoe lang ben je gemiddeld bezig met het voorbereiden van taak X of het uitwerken van taak Y? Pas als je daar goed inzicht in hebt, kun je inschatten of je deze dag/week/maand nog tijd hebt voor een nieuwe taak/nieuw project/nieuw verzoek om iets te doen. Wil je het precies weten? Schrijf dan twee weken lang elke dag op waar je tijd aan op gaat. Per kwartier of half uur noteer je wat je doet. Met dit ‘kasboek van tijd’ zie je pas écht waar je tijd aan opgaat.

Werk ze!